Η ψηφιακή κάρτα εργασίας είναι γεγονός και η εφαρμογή της γίνεται υποχρεωτική σε όλο και περισσότερους κλάδους επιχειρήσεων. Τι πρέπει όμως να γνωρίζετε για την διαδικασία εφαρμογής της ψηφιακής κάρτας εργασίας μέσω του ERGANI;

Σε ποιους κλάδους εφαρμόζεται η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας;

H Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας εφαρμόζεται ήδη στις τράπεζες, στα σουπερμάρκετ, τις εταιρίες παροχής ιδιωτικής προστασίας (security), στις ασφαλιστικές εταιρείες και επεκτείνεται στις ΔΕΚΟ και συγκεκριμένα ΟΣΕ, ΕΡΓΟΣΕ, Σταθερές Συγκοινωνίες, ΟΣΥ, ΟΑΣΑ, ΟΣΕΘ, ΟΑΣΘ, Αττικό Μετρό, Κτιριακές Υποδομές, Εγνατία Οδός ΑΕ, ΕΥΔΑΠ, ΕΛΤΑ, Hellenic Train και Ελληνική Εταιρία Συντήρησης Σιδηροδρομικού Υλικού.

Σε ποιους κλάδους θα εφαρμοστεί η ψηφιακή κάρτα εργασίας;

Με βάση το χρονοδιάγραμμα, που έχει τεθεί,το επόμενο διάστημα ξεκινά η εφαρμογή του σε Βιομηχανίες & Λιανεμπόριο και εντός του 2024 θα εφαρμοστεί και στους λοιπούς κλάδους, όπως Επισιτισμό, Τουρισμό, Βιοτεχνίες, Χονδρεμπόριο, Παροχή Υπηρεσιών κ.ά.

Πως λειτουργεί;

Βήμα 1

Ο εργοδότης παρέχει στον εργαζόμενο έναν μοναδικό κωδικό QR code για τη σήμανση κάρτας (σε ρολόι, tablet, smartphone) και παράλληλα αποκτά μια εφαρμογή καταγραφής χρόνου εργασίας που συνδέεται με το κάθε τερματικό ωρομέτρησης.

Βήμα 2

Ο εργαζόμενος χτυπάει την «κάρτα» του σε κάθε είσοδο και έξοδο από τον χώρο εργασίας του και αυτόματα αυτές οι σημάνσεις της ψηφιακής κάρτας αποστέλλονται – μέσω της εφαρμογής καταγραφής χρόνου εργασίας του εργοδότη – στο Πληροφοριακό Σύστημα Εργάνη.

Βήμα 3

Η εφαρμογή καταγραφής χρόνου του εργοδότη, θα πρέπει να επικοινωνεί online με την εφαρμογή μισθοδοσίας (είτε με εσωτερικό λογιστήριο είτε με εξωτερικό λογιστή) για να αποστέλλονται όλα τα στοιχεία της κάρτας ούτως ώστε:

1. να γίνεται αντιστοίχιση των στοιχείων της κάρτας με τα δηλωμένα ωράρια των εργαζομένων, διότι απαγορεύεται να υπάρχουν αποκλίσεις.
2.  να γίνεται ο υπολογισμός μισθοδοσίας των εργαζομένων με βάση την πραγματική (και καταγεγραμμένη) εργασία.

Τι συμβαίνει με την τηλεργασία και τους εργαζόμενους εκτός έδρας;  

Παραμένει ο έλεγχος με βάση την προδήλωση του ωραρίου εργασίας. Επί του παρόντος δεν θα υπάρχει δυνατότητα να «χτυπά» κάποιος κάρτα εξ αποστάσεως, γνωστοποιώντας πχ από το σπίτι ή από όποιο άλλο σημείο εργάζεται τις ώρες έναρξης και λήξης της εργασίας.

Η δυνατότητα αυτή θα υπάρξει σε αμέσως επόμενη φάση, καθώς προβλέπεται η έκδοση Προεδρικού Διατάγματος, το οποίο θα ορίζει πώς θα ελέγχονται τα δεδομένα των επικοινωνιών μεταξύ του εργοδότη και του τηλεργαζομένου.

Σε περίπτωση υπερωρίας τι συμβαίνει;

Η Ψηφιακή Κάρτα εισάγει δύο σημαντικές δικλείδες ασφαλείας που διευκολύνουν τους ελέγχους και τους καθιστούν αυτόματους και αντικειμενικούς, που είναι οι εξής:

α. Η έναρξη της εργασίας θα γνωστοποιείται αυτόματα στο σύστημα ΕΡΓΑΝΗ II. Το ίδιο και η λήξη.

β. Ο ελεγκτής θα γνωρίζει πριν επισκεφθεί έναν χώρο εργασίας ποιοι εργαζόμενοι πρέπει να βρίσκονται εκεί.

Εργαζόμενοι που βρίσκονται στο χώρο εργασίας ενώ έχει γνωστοποιηθεί η αποχώρησή τους ή δεν έχει δηλωθεί η έλευσή τους θα εντοπίζονται άμεσα και εύκολα από τους ελεγκτές. Έτσι θα αντιμετωπιστεί π.χ. το φαινόμενο ένας εργαζόμενος να έχει δηλωθεί για 4ωρο ενώ δουλεύει 8ωρο. Μπαίνουν οι βάσεις για να τερματιστεί αυτό το απαράδεκτο φαινόμενο.

Επιπλέον, οι εργαζόμενοι θα μπορούν να αξιοποιούν τις καταγραφές της ψηφιακής Κάρτας Εργασίας, για να αποδεικνύουν την απασχόλησή τους και στα Δικαστήρια. Θα έχουν μάλιστα και το δικαίωμα να εκδίδουν διαταγή πληρωμής με βάση τα στοιχεία της ψηφιακής κάρτας εργασίας, αφού αυτή θα παρέχει πλήρη απόδειξη για τον χρόνο που πραγματικά απασχολήθηκαν.

Τι προτείνουμε σε επιχειρήσεις που θέλουν το σύστημα ωρομέτρησης και μισθοδοσίας να επικοινωνεί αυτόματα;

Το EPSILON SMART ERGANI για μικρές και μικρομεσαίες επιχειρήσεις είναι cloud Λύση της αγοράς που συνδέει εργαζόμενο-εργοδότη και λογιστή. Αυτοματοποιεί και απλοποιεί την δήλωση και την ηλεκτρονική υποβολή ψηφιακού ωραρίου και αδειών /απουσιών των εργαζομένων.

Κάθε φόρα που ο εργοδότης δηλώνει ωράρια στο ημερολόγιο του smart ergani ενημερώνεται online η εφαρμογή μισθοδοσίας του λογιστή ενώ παράλληλα γίνεται η υποβολή στο ΕΡΓΑΝΙ ΙΙ, έτσι ο λογιστής μετατρέπεται από διαχειριστής σε σύμβουλος.

Και πως μπορούν να αποφευχθούν τυχόν λάθη ή παραλείψεις από τους εργαζόμενους, όπως π.χ. μη χτύπημα κάρτας, χτύπημα εισόδου αντί για έξοδο, χτύπημα που δε συμφωνεί με το δηλωμένο ψηφιακό ωράριο κ.ά.;

To EPSILON SMART ERGANI ADVANCED είναι η ΜΟΝΑΔΙΚΗ ΛΥΣΗ της αγοράς που συνδέεται αυτόματα με τη συντριπτική πλειοψηφία των λογιστικών γραφείων, αλλά και των εσωτερικών εφαρμογών μισθοδοσίας. Διασφαλίζει στο 100% την ασφάλεια του εργοδότη για αποφυγή παραβάσεων, ενώ παράλληλα καθοδηγεί τον εργαζόμενο στην ορθή χρήση της ψηφιακής κάρτας, παρέχοντας, επιπλέον, στον λογιστή/υπεύθυνο μισθοδοσίας όλες τις απαραίτητες πληροφορίες που συμβάλλουν στον ορθό υπολογισμό μισθοδοσίας.

Παράδειγμα 1: Έστω ότι έχει ξεκινήσει το ωράριο και ο εργαζόμενος δεν έχει χτυπήσει κάρτα: Η εφαρμογή ενημερώνει τον εργαζόμενο μετά το πέρας π.χ. 10 λεπτών από την είσοδο που ορίζεται στο δηλωμένο ωράριο κι έτσι αποφεύγεται μια πολύ σημαντική παράβαση. Η ενημέρωση γίνεται παράλληλα και στον εργοδότη. Αυτή είναι μια αποκλειστική λειτουργικότητα λόγω της αυτόματης επικοινωνίας με την εφαρμογή μισθοδοσίας του λογιστή ή υπευθύνου μισθοδοσίας του εργοδότη. καθώς έτσι γίνεται σύγκριση με το δηλωμένο ψηφιακό ωράριο.

Παράδειγμα 2: Έστω ότι ο εργαζόμενος χτυπάει την κάρτα σε ημέρα ή ώρα που δεν υπάρχει δηλωμένο ψηφιακό ωράριο. Η εφαρμογή ενημερώνει αυτόματα τον εργοδότη κι έτσι παρέχεται η δυνατότητα άμεσης υποβολής ψηφιακού ωραρίου (σε περίπτωση αμέλειας). Η πληροφορία διατηρείται ακόμη και σε περίπτωση που η δήλωση του ωραρίου γίνεται με την απολογιστική μέθοδο

Παράδειγμα 3: Έστω ότι ο εργαζόμενος που ξεκινάει εργασία στις 08.00, έρχεται και χτυπάει την κάρτα στις 07.30. Η εφαρμογή δίνει τη δυνατότητα
α) ενημέρωσης εργοδότη & εργαζόμενου για σημαντική πρόωρη προσέλευση, β) κατόπιν παραμετροποίησης, να μη δεχτεί τη σήμανση έως ότου αυτή γίνει σε αποδεκτό – με το δηλωμένο ωράριο – χρόνο.

Μάθετε περισσότερα για το EPSILON Ergani Εδώ