Η επιτυχημένη επιλογή & εγκατάσταση σύγχρονου ERP
Η ύπαρξη ενός ERP συστήματος είναι πλέον απαραίτητη σε κάθε επιχείρηση που ενδιαφέρεται για ανάπτυξη. Η επιλογή ενός ERP, είτε προς αντικατάσταση μιας παλαιότερης εμπορολογιστικής εφαρμογής ή ενός παλαιού ERP, είτε ως πρώτη απόπειρα μηχανογράφησης μιας εταιρείας, είναι μια διαδικασία καθοριστική για την ομαλή εξέλιξη ή ακόμα και για την επιτυχία της.
Ποιοι είναι οι κύριοι λόγοι για να αποκτήσετε ένα ERP
Οργάνωση: Τα συστήματα ERP οργανώνουν τις επιχειρηματικές διαδικασίες, τοποθετώντας τες σε μια κοινή πλατφόρμα και τυποποιώντας τον τρόπο εργασίας για ολόκληρο τον οργανισμό. Θα πρέπει, όμως, να γίνει κατανοητό ότι το ERP δεν θα πρέπει να υποδεικνύει τις διαδικασίες, αλλά να οργανώνει τις εταιρείες γύρω από αυτές. Υπάρχουν πολλά ERPs που ευαγγελίζονται ότι διαθέτουν τα «best practices». Προφανώς η μεταφορά τεχνογνωσίας ή οι προτάσεις βελτίωσης κατά τα πρότυπα άλλων εταιρειών, αλλά δεν μπορούν να εφαρμοστούν σε όλες τις επιχειρήσεις καθολικά, ειδικά στις ελληνικές μικρομεσαίες.
Είναι πολλά τα παραδείγματα προβληματικών ή και αποτυχημένων έργων, εξαιτίας της απαίτησης του ERP για συγκεκριμένες ροές εργασίας, με αποτέλεσμα να καθίσταται αναγκαία η πρόσληψη προσωπικού ή να υποχρεώνονται οι χρήστες να εγκρίνουν τις δικές τους καταχωρήσεις, προκειμένου να προχωρήσει π.χ. μία παραγγελία. Επομένως, πριν από την υλοποίηση του ERP, θα πρέπει να προηγείται μια σκληρή επανεκτίμηση-μελέτη κάθε τμήματος μαζί με τις λειτουργίες και τον τρόπο λήψης αποφάσεων.
Το ERP είναι ένα σημαντικό και καθοριστικό εργαλείο, αλλά για να επιτευχθούν τα επιθυμητά αποτελέσματα είναι σημαντικό να οριστεί ποιος θα το διοικεί, ο τρόπος με τον οποίο θα αποθηκεύονται τα δεδομένα αλλά και ο τρόπος ροής των πληροφοριών.
Αυτοματοποίηση: Ένα σύγχρονο ERP οφείλει να είναι εξωστρεφές. Να έχει δηλαδή την ικανότητα να επικοινωνεί με λοιπές εφαρμογές που τυχόν χρησιμοποιεί η εταιρεία ή οι συνεργάτες της, έτσι ώστε να ανταλλάσσει δεδομένα και να ολοκληρώνει εργασίες χωρίς απαραίτητα την επέμβαση κάποιου χρήστη.
Στο περιβάλλον κάθε επιχείρησης υπάρχουν δεκάδες εφαρμογές που ιδανικά πρέπει να συνεργάζονται. Εφαρμογές γραφείου (word, excel, e-mail κτλ), sites και e-shops, PLCs παραγωγικών μηχανών, εφαρμογές συνεργατών όπως Β2Β, Couriers και 3PLs, εφαρμογές ψηφιακού marketing, όπως πλατφόρμες mass mailing και social media και βέβαια οι εφαρμογές των κρατικών φορέων και τραπεζών, όπως taxis, ΕΡΓΑΝΗ, web banking κ.ά. Το ERP οφείλει να είναι η ραχοκοκαλιά της επιχείρησης. Να συγκεντρώνει και να μοιράζει εργασίες και πληροφορίες από και προς τις λοιπές εφαρμογές.
Πληροφόρηση: Αδιαμφησβήτητα στόχος του ERP είναι και η σωστή ροή της πληροφορίας στα διάφορα μέρη μιας επιχείρησης. Το ERP συλλέγει πληροφορίες σχετικά με τα ιστορικά δεδομένα, τις τρέχουσες δραστηριότητες και τα μελλοντικά σχέδια και τα οργανώνει σε αναφορές που μπορεί να χρησιμοποιήσει κάθε στέλεχος για την ανάπτυξη επιχειρηματικών στρατηγικών.
Πώς να επιλέξετε το κατάλληλο ERP για την επιχείρησή σας
Υπάρχουν πολλά ERPs, ελληνικά και πολυεθνικά, ανοιχτού κώδικα και με δικαιώματα, cloud και on premise. Ειδικά στην ελληνική αγορά πολλές εμπορολογιστικές εφαρμογές έχουν «βαπτιστεί» ERP και αυτό χρήζει μεγάλης προσοχής. Μια τέτοια εφαρμογή μπορεί να καλύπτει ικανοποιητικά τις ανάγκες μιας μικρής εταιρείας, αλλά σε καμία περίπτωση δεν μπορεί να έχει το εύρος και τις δυνατότητες παραμετροποίησης και επέκτασης ενός ERP.
Η διαδικασία επιλογής ERP είναι καλό να ξεκινήσει μέσα από την ίδια την εταιρεία. Θα πρέπει πρώτα να καταγραφούν οι διαδικασίες της, καθώς και να σχεδιαστούν οι όποιες αλλαγές σε αυτές.
Cloud ή On premise;
Ένα Cloud ERP παρέχει τις ίδιες δυνατότητες με ένα On premise ERP. Αυτό που διαφέρει είναι το μοντέλο διάθεσης και η απαίτηση ή όχι server εξοπλισμού. Είναι γεγονός ότι τα κόστη για τις cloud λύσεις χρόνο με τον χρόνο παρουσιάζουν σημαντικές μειώσεις.
Επιλογή Συνεργάτη Υλοποίησης
Πλήθος ερευνών καταδεικνύουν ότι τα περισσότερα έργα πληροφορικής αποτυγχάνουν να εκπληρώσουν τους στόχους τους εξαιτίας πλήθους παραγόντων, με σημαντικότερους, τον ανεπαρκή ορισμό των απαιτήσεων και τον λανθασμένο υπολογισμό του χρόνου και της προσπάθειας από την πλευρά του υλοποιητή. Η υλοποίηση ενός ERP είναι μία δύσκολη και επίπονη διαδικασία.
Στην ομάδα της Infosupport, oι σύμβουλοι (consultants) διαθέτουν την εμπειρία σε αντίστοιχα έργα και έχουν πρωτίστως την ικανότητα να ακούν και εν συνεχεία να προτείνουν βάσει της εμπειρίας και της βαθιάς τους γνώσης στο ERP., προτείνοντας να εμπιστευτείτε το ολοκληρωμένο σύστημα Galaxy ERP της SingularLogic.
Βασικά χαρακτηριστικά της ομάδας των consultants είναι:
- πλήθος χρηστικών συμβούλων
- αποδεδειγμένη πιστοποιημένη εμπειρία
- εμπειρία σε έργα μικρού & μεγάλου βεληνεκούς
- εμπειρία σε έργα πολλών κλάδων
- ικανότητα επικοινωνίας των στελεχών του
- ομαδικό του πνεύμα